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シート単位で作られたカード形式データの整理法(MSエクセル)

シートに分散したデータから、簡単に一覧表・集計表を作成する方法

　マイクロソフトエクセルをカード形式のデータ整理として使っている方も多いでしょう。エクセルの各シートが１枚のカード（または台帳）形式で、各シートが全く同じフォーマット。このようなカードデータから、皆さんは、どの様にして一覧表（集計表）を作成、整理していますか。
　このページが置いてあるこのサイトは、主に地質屋さんが対象なので、井戸台帳を例にして説明します。各シートのカードには、名前・住所・井戸所有の有無・井戸形式、の記載があるとします。このシート単位のデータ（カード形式の台帳）をもとに、氏名・住所・井戸の有無・形式の一覧表を作成する場合、一つ一つ各シートからコピペして作成しますか。数十件程度なら手作業でも簡単ですが、数百件ともなると大変ですね。また串刺し計算のように、各セルにおいて、一つ一つシートを参照していく方法では、シート（カードデータ）が数百枚あるとか、シート上のデータが数百ある場合には、全てのセルでこれを行わねばならず、非常に面倒です。単に各シートの数値を足しあわせるなどの演算であれば、まぁ簡単なのですが、データを抜き出して一覧表を作成するのでしたら、これでは時間がかかりすぎます。
　では、エクセルの関数を使って、各シートのデータから、必要なデータを抜き出して、それを一覧表・集計表を作るテクニックをご紹介しましょう。

準備

この方法を行うには、事前に（各シートを作る前に）準備として以下の4つを行ってください。

データカードのあるシートは全て一つのbookファイルに収納されていること。

　カードごとに別々のファイルとなっているときは、一つのBookファイル、すなわち「aaa.xls(aaaは任意)」にまとめます。
シートの名称は連続番号とします。

　正確にはどのようなシートの名称でも良いのですが、連続番号（半角数字）で作成しておくと、一覧表を作成するときのシート参照式を作るときに、簡単にコピペができるので、手間が省けるのです。とりあえずはこれを守って作ってみてください。後で慣れてくれば、連続番号でなくとも作成できるようになります。
シート内のフォーマットは、各シートで完全に統一する。

　各シートからセル番号を参照して、それが同じ項目（上記の例で言えば、住所とか）として抜き出し、一覧させますので、シートごとにセル番号が変わっていると、同じ項目のデータを抜き出すことができません。
データを抜き出して一覧表にするシートを、新たに挿入する。

　同じbookファイル（シートを作成したものと同じファイル）に、新たにシートを作成してください。なおこのシートは、無記入のものです。シート名は、例えば「LIST」等のように名称を変更してください。シートの挿入場所はどこでも結構ですが、シートの先頭または最後尾が、わかりやすくてよいでしょう。

各シートからデータを書き出し（参照し、コピーし）て、一覧表にする

ここでは仮に、以下のように仮定します。

カードデータのシート名称は、001～999とする。
各シートのカード形式データは、A1セル：タイトル(番号)、A2セル：番号のデータ、B1セル：タイトル(氏名)、B2セル：氏名データ、C1セル：タイトル(住所)、C2セル：住所データ、とする。
抜き出すリストのシート名称は、「LIST」とする。
「LIST」シートに抜き出す（一覧表作成する）リストは、B列に番号データ、C列に氏名データ、D列に住所データ、とする。また行は、シートごとのデータとする。

この仮定条件の一覧表を作成する例が、以下の通りです。

「LIST」シートのA列に、各カードデータのシート名称の列を作成します。

　A1セルに「シート名称」と入れ、A2セルに001を、A3セルに002、A4セルに003を入れ、シート名称999までセルに入れてください。記入されている文字は、シート名称と同じ文字としてください。なおセルに001のように、ゼロがついたシート名称を用いている場合には、001の前にアポストロフィーを付けてください。
B列に、各シートのB2セルに入っている氏名データを抜き出します。

　B1セルに「番号」と入れ、B2セルに次の数式を記入してください。
「=INDIRECT(A2&"!B2")」
この式を、999のシート（セル番号B1000）まで、下へコピーしてください。これで一覧表ができているはずです。
以下、C列・D列も同様に、コピーしてください。
　これで一覧表の完成です。

　ここで紹介したテクニックを応用して、いろいろ工夫して、楽に仕事をこなしていきましょうね。

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