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ワードとエクセルによる電子納品文章作成のポイント

MSワードとMSエクセルによる電子納品CALS/ECで提出するファイルを作成する際のちょっとしたコツ

このページの目次

０．はじめに
１．全角の英数文字を半角にする
２．機種依存文字を取り除く

０．はじめに（電子納品で使用禁止とされている文字を、はじめから使わない簡単な方法

漢字変換にATOKを使えば、変換の候補から対象の文字を除外して、文字自体を使わない設定にすることができます。

ATOKの設定

ATOKプロパティの校正支援タブ中の環境依存文字でJIS X 0208以外の文字の候補を抑制するにチェック。これでたとえば１を変換する際に丸付きの１は、候補に出てこなくなります。

１．ワードのファイル中にある全角の英数文字を半角にする

電子納品では全角の英数字を使うことができない。目視での確認はほとんど不可能。そこで、全文の全角数字と全角英字だけを対象として、半角に直す方法。なおテキストボックスは、この方法では半角には直らない。機種依存文字（丸で囲まれた数字など）は、次節に記述。

半角への変換する考え方

[検索]と[文字種の変換]を組み合わせて変換する

まずは文章中の全ての対象文字列を選択

メニューの[編集][検索]（[Ctrl+F]）で検索ダイヤログを表示
[検索する文字列]に 「[ａ-ｚＡ-Ｚ０-９]」（このうちａｚＡＺ０９は全角で、[]-は半角で入力のこと、この文章中のカギ括弧の中をコピペしても良い)
[見つかったすべての項目を強調表示する]にチェック
[オプション][検索オプション]で[ワイルドカードを使用する]にチェック
[すべて検索]をクリックすると、文書の中の全角又は半角の数字が全て選択される。

２．ワードとエクセルファイル中にある機種依存文字を取り除く

電子納品では機種依存文字を使うことができない。これも全角英数字と同様に目視での確認はほとんど不可能。そこで、機種依存文字がどこにあるかを確認する方法を紹介。紹介する方法では自分で一文字ずつ修正していかねばならないが、なれてくればその文字を使わなくなってくる。

機種依存文字を確認する考え方

「機種依存文字チェッカ」（Hiroshi Kameya氏作成）というフリーソフト（ワードのアドイン）を使う

機種依存文字チェッカでできること

インストールすると、このアドインのツールバーが表示されます。「チェック開始」をすると、チェックを開始し、機種依存文字と思われる文字のある場所にコメントをつけていきます。
私の経験では、200ページくらいまでのチェックをさせたことしかありませんが、特に問題もなくチェックが終了します。問題があるとすれば、図表類を貼り付けているアンカー部分に機種依存文字の指摘がされることくらです。もちろん機種依存文字を使っていませんので、なんら問題はありません。

機種依存文字の修正

コメントの箇所を手で修正します。修正が終わった後、コメントを削除したい場合は「コメント削除」をクリック。

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